Webinarium Akademii Odporności
Jak rozliczyć mikrodotację
Rozliczenie planuje się w dniu pisania wniosku, a nie po zakończeniu działań. Dlatego to webinarium jest jeszcze przed końcem naboru. Karta pracy do webinarium jest na mms.klaster.org.pl/materialy. Wklej ten adres na czat, zanim zaczniesz.
Akademia Odporności1 / 32
Do odczytania na początku
Zadanie publiczne Wielka Moc Małych Społeczności, Odporne Śląskie 2026 sfinansowane jest ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu wsparcia organizacji pozarządowych Moc Małych Społeczności.
Wniosek nr 97594, Priorytet 2. Zadanie finansowane ze środków budżetu państwa. Wydarzenia są apartyjne. Nie promujemy partii politycznych ani ich programów, nie prowadzimy agitacji wyborczej.
Przeczytaj na głos, zanim puścisz pierwszy merytoryczny slajd. Obowiązek z § 20 ust. 5 regulaminu. Nagranie zostaje na stronie, więc ten slajd musi być w nagraniu.
Akademia Odporności2 / 32
Rozliczenie zaczyna się w dniu pierwszego działania.
Dokumentów, których nie zebrano w trakcie, nie da się odtworzyć.
Lista obecności z warsztatu, który już się odbył, nie powstanie tydzień później. Tak samo zdjęcie oznaczonego plakatu.
Akademia Odporności3 / 32
Kalendarz grantobiorcy
15.10
Listy rankingowe
16–23.10
Umowy i wypłata
do 23.11
Działania
do 27.11
Sprawozdania
Okno realizacji to 16 października do 23 listopada, niewiele ponad pięć tygodni. Im później umowa, tym mniej czasu na działania. Odwołanie od wyniku oceny składa się w 5 dni roboczych od publikacji, § 17 ust. 2.
Akademia Odporności4 / 32
Regulamin konkursu, § 18 ust. 8
Niepodpisanie umowy w terminie 5 dni roboczych od dnia jej udostępnienia w systemie konkursowym jest równoznaczne z rezygnacją z mikrodotacji.
Umowę podpisuje się w systemie. Ustal od razu, kto w organizacji albo grupie ma to zrobić i czy będzie wtedy dostępny.
Akademia Odporności5 / 32
Regulamin konkursu, § 18 ust. 6
Mikrodotację Operator wypłaca jednorazowo, w całości, w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy…
Bez weksla, § 18 ust. 3. Grupa nieformalna działająca samodzielnie wskazuje rachunek jednego z członków, a osoby z grupy odpowiadają solidarnie, § 18 ust. 7.
Akademia Odporności6 / 32
Regulamin konkursu, § 9 ust. 3
Wszystkie płatności są dokonywane bezgotówkowo, z rachunku bankowego Grantobiorcy, organizacji patronackiej albo członka grupy nieformalnej wskazanego w umowie.
Żadnej gotówki, także za drobne zakupy. Płatność kartą podpiętą do właściwego rachunku jest bezgotówkowa.
Akademia Odporności7 / 32
Czego nie da się rozliczyć
§ 10 ust. 1 regulaminu
- •Kosztów sprzed rozpoczęcia i po zakończeniu realizacji
- •Kar, grzywien, odsetek i kosztów sądowych
- •Alkoholu i wyrobów tytoniowych
- •Wydatku opłaconego już z innego źródła publicznego
- •Zakupu nieruchomości i prac budowlanych
Pierwszy punkt łatwo przeoczyć: faktura z datą sprzed okresu realizacji nie przejdzie. Zakupy robi się w okresie wskazanym w umowie.
Akademia Odporności8 / 32
Regulamin konkursu, § 23 ust. 7
Grantobiorca opisuje dowody księgowe mikroprojektu w sposób trwały, umieszczając na nich adnotację…
Trwały znaczy długopisem albo pieczątką, nie ołówkiem i nie karteczką. Treść adnotacji jest na następnym slajdzie.
Akademia Odporności9 / 32
Adnotacja na dowodach księgowych
„Sfinansowano ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Programu MOC MAŁYCH SPOŁECZNOŚCI w wysokości [kwota] w ramach realizacji zadania określonego umową nr [numer]”
§ 23 ust. 7 regulaminu. W miejsce nawiasów wpisz kwotę pokrytą z mikrodotacji i numer umowy o powierzenie mikrodotacji.
To jedno zdanie, które można mieć na pieczątce. Kwota może być niższa niż cała faktura, jeżeli tylko część pokrywa mikrodotacja.
Akademia Odporności10 / 32
Co zbierać od pierwszego dnia
- 1Listy obecności, osobno dla każdego działania
- 2Ankiety na wejściu i na wyjściu
- 3Faktury z adnotacją i potwierdzenia przelewów
- 4Zdjęcia działań i oznaczonych materiałów
- 5Porozumienia z wolontariuszami i zgody na wizerunek
Punkt pierwszy i drugi wprost z § 19 ust. 2 i 3. Zgody na wizerunek to obowiązek grantobiorcy jako administratora danych, § 22 ust. 3. Wzory zgód są w załączniku nr 7.
Akademia Odporności11 / 32
Wzór listy obecności
Do pobrania w Materiałach na mms.klaster.org.pl
Lista ma zestawienie znaków NIW, więc spełnia obowiązek oznaczenia z § 20 ust. 1. Nagłówek wypełnia się ręcznie przy każdym działaniu.
Akademia Odporności12 / 32
Ankieta na wejściu i na wyjściu
Załącznik nr 9 do regulaminu
- •Ta sama ankieta na pierwszym i na ostatnim spotkaniu
- •Kod uczestnika zamiast imienia i nazwiska
- •Wypełniają dorośli, zajmuje około pięciu minut
- •Wyniki idą do tabeli zbiorczej przy sprawozdaniu
- •Obowiązkowa dla MiŚLOP, dla grup dobrowolna
Kod to pierwsza litera imienia matki, pierwsza litera imienia ojca i dzień urodzenia, na przykład AJ07. Według § 19 ust. 3 ankieta w mikroprojekcie MiŚLOP obejmuje co najmniej dwie osoby.
Akademia Odporności13 / 32
Tak wygląda ankieta
Załącznik nr 9, ankieta na wejściu
Dziesięć zdań w części A to po dwa na każdy z pięciu obszarów. Wzrost świadomości liczy się, gdy suma ocen z części A albo liczba poprawnych odpowiedzi z części B jest na wyjściu wyższa niż na wejściu.
Akademia Odporności14 / 32
Regulamin konkursu, § 24 ust. 5
Osiągnięcie wskaźników potwierdzają: listy obecności, ankiety na wejściu i na wyjściu oraz dokumentacja działań…
Jeżeli we wniosku wpisaliście 30 uczestników, lista obecności ma pokazać co najmniej 24 osoby, żeby przejść próg 80 procent.
Akademia Odporności15 / 32
Próg wskaźników, § 24 ust. 4
| 80% i więcej | Rozliczenie prawidłowe |
| 50 do 80% | Zwrot części mikrodotacji |
| poniżej 50% | Zwrot całości |
Przy 80 procentach i więcej rozliczenie jest prawidłowe, pod warunkiem wykonania wszystkich zaplanowanych działań. Między 50 a 80 procent rozlicza się część odpowiadającą stopniowi realizacji, a resztę zwraca.
Akademia Odporności16 / 32
Nie obiecuj stu osób, jeśli przyjdzie trzydzieści.
Wskaźnik z wniosku staje się zobowiązaniem w umowie.
Realistyczny wskaźnik osiągnięty w całości jest lepszy niż ambitny osiągnięty w połowie.
Akademia Odporności17 / 32
Regulamin konkursu, § 19 ust. 4
Przesunięcia w budżecie do 20 procent wartości pozycji nie wymagają zgody Operatora.
Większe przesunięcia i zmiana zakresu działań wymagają zgody w systemie przed dokonaniem wydatku. Najpierw zgoda, potem zakup.
Akademia Odporności18 / 32
Oznaczenia, o które pytamy przy rozliczeniu
§ 20 regulaminu
- •Zestawienie znaków na zaproszeniach, plakatach, listach i dyplomach
- •Minimum 15 mm w druku i 70 pikseli na ekranie
- •Informacja o finansowaniu na początku każdego wydarzenia
- •Wpis na stronie albo profilu, widoczny 90 dni po zakończeniu
Pakiet oznaczeń jest do pobrania na stronie konkursu. Zdjęcie plakatu na drzwiach świetlicy to najprostszy dowód, że oznaczenie było.
Akademia Odporności19 / 32
Regulamin konkursu, § 23 ust. 1
Monitoringiem obejmuje się co najmniej 20 procent mikroprojektów, to jest około 24 wizyty w terenie.
Próba obejmuje obowiązkowo podmioty, które ubiegają się o mikrodotację po raz pierwszy, mikroprojekty o najwyższej wartości i te z sygnałami opóźnień, § 23 ust. 2. Część monitoringu prowadzi Instytut Roździeńskiego, § 23 ust. 5.
Akademia Odporności20 / 32
Co sprawdza wizyta monitoringowa
§ 23 ust. 3 regulaminu
- •Zgodność działań z umową i harmonogramem
- •Faktyczne występowanie komponentu odporności
- •Wydatki i dokumentowanie kosztów
- •Listy obecności i dokumentację rezultatów
- •Obowiązki informacyjne
- •Standardy ochrony małoletnich, jeśli są dzieci
Uniemożliwienie kontroli jest równoznaczne z wykorzystaniem mikrodotacji niezgodnie z przeznaczeniem, § 23 ust. 6. Kontrolować mogą Operator, NIW i Kancelaria Prezesa Rady Ministrów.
Akademia Odporności21 / 32
Sprawozdanie ma siedem części
Wzór sprawozdania końcowego
- •A. Dane podstawowe i B. Co zostało zrobione
- •C. Komponent odporności i D. Wskaźniki
- •E. Rozliczenie finansowe i F. Załączniki
- •G. Oświadczenia
Opis działań ma do 3 000 znaków i wzór prosi wprost: bez ogólników w rodzaju zrealizowano zaplanowane działania. Odchylenia wskaźników powyżej 20 procent trzeba wyjaśnić.
Akademia Odporności22 / 32
Wzór sprawozdania
Część A i B, do pobrania na stronie Nabór
Wzór warto przeczytać przed złożeniem wniosku. Pole Co zostało w społeczności porównuje się z częścią wniosku o trwałości rezultatów.
Akademia Odporności23 / 32
Załączniki do sprawozdania
Część F wzoru
- •Listy obecności, osobno dla każdego działania
- •Dokumentacja zdjęciowa
- •Materiały promocyjne z zestawieniem znaków
- •Kopie opisanych dokumentów finansowych
- •Ankiety z tabelą zbiorczą, dotyczy MiŚLOP
Przy działaniach z małoletnimi dochodzą podpisane standardy ochrony małoletnich i dokumentacja weryfikacji w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
Akademia Odporności24 / 32
Regulamin konkursu, § 24 ust. 2
System kontroluje kompletność załączników automatycznie. W razie braków Operator wzywa do jednokrotnego uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
Jednokrotnego. Drugiej szansy na uzupełnienie nie ma, dlatego warto przejrzeć sprawozdanie z listą przed wysłaniem.
Akademia Odporności25 / 32
Regulamin konkursu, § 21 ust. 2
Grantobiorca weryfikuje osoby pracujące z małoletnimi w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym oraz przechowuje dokumentację tej weryfikacji.
Dotyczy mikroprojektów z udziałem dzieci i młodzieży. Wzór standardów ochrony małoletnich to załącznik nr 6, a oświadczenie o ich wdrożeniu sprawdza się przy ocenie formalnej i przy rozliczeniu, § 21 ust. 3.
Akademia Odporności26 / 32
Sprawdź się
Zostało 400 zł niewykorzystane. Kiedy je zwracasz?
- ADopiero po wezwaniu Operatora
- BW 14 dni od zakończenia realizacji, bez wezwania
- CRazem ze sprawozdaniem, do 27 listopada
B. Według wzoru umowy niewykorzystane środki wracają w 14 dni od zakończenia realizacji mikroprojektu, bez odrębnego wezwania.
Zwrot z odsetkami dotyczy wydatków niekwalifikowalnych i tam Operator wzywa. Przy niewykorzystanych środkach nikt nie przypomina, więc warto wpisać sobie tę datę w kalendarz razem ze sprawozdaniem.
Akademia Odporności27 / 32
Zwroty i terminy
- •Niewykorzystane środki: zwrot bez wezwania, w terminie z umowy
- •Wydatki niekwalifikowalne: zwrot z odsetkami w 14 dni
- •Dokumentacja: przechowywanie przez 5 lat
- •Kupione rzeczy: bez sprzedaży przez 5 lat od zakupu
Podstawy: § 25 ust. 1 do 3 i § 19 ust. 8 i 9. Według wzoru umowy niewykorzystane środki zwraca się w 14 dni od zakończenia realizacji, a wydatki niekwalifikowalne w 14 dni od doręczenia wezwania. Zgodę na wcześniejszą sprzedaż może wydać Operator, jeśli pieniądze pójdą na cele statutowe.
Akademia Odporności28 / 32
Zadanie na dziś
- 1Sprawdź, czy każdy wskaźnik da się potwierdzić listą albo ankietą
- 2Ustal, kto w organizacji będzie zbierał dokumenty
- 3Przygotuj treść adnotacji albo zamów pieczątkę
- 4Złóż wniosek do 6 października, najpóźniej o 23:59
Wzór sprawozdania i ankieta są w dokumentach konkursu. Kto przeczyta je przed złożeniem wniosku, pisze lepsze wskaźniki.
Akademia Odporności29 / 32
Czas na pytania z czatu.
Piszcie w okienku czatu, odpowiadamy po kolei.
Według programu pytania trwają od 18:00 do 18:45. Przeczytaj pytanie na głos, zanim odpowiesz, bo nagranie nie pokazuje czatu. Pytania o konkretny wniosek odsyłaj na mentoring albo na infolinię.
Akademia Odporności30 / 32
Co dalej?
- •Nagranie i slajdy: mms.klaster.org.pl/materialy
- •Nabór zamyka się we wtorek 6 października o 23:59
- •Asystent AI: przycisk na każdej stronie konkursu
- •Mentoring indywidualny: zapytaj na infolinii albo mailem
- •Infolinia 539 644 192, pon–pt 10:00 do 16:00
To ostatnie webinarium cyklu. Nagrania wszystkich są w Materiałach. Przypomnij o mentoringu i infolinii w ostatnich dniach naboru.
Akademia Odporności31 / 32
Nabór trwa do 6 października
- Wniosek
- mms.klaster.org.pl/wniosek
- Nabór do
- 6 października 2026, godz. 23:59
- Infolinia
- 539 644 192, pon–pt 10:00 do 16:00
- mms@klaster.org.pl
Do końca naboru zostały cztery dni. Podziękuj za udział w całym cyklu.
Akademia Odporności32 / 32